n8n / Zapier ile koçluk (Meet) görüşme kayıtlarını otomatik ekleme

Birebir (koçluk) görüşmelerinizi Google Meet'te yaptığınızda, tamamlanan kaydı öğrencinize görüşme sayfasında gösterebilirsiniz. Bu rehber, kaydı otomatik eklemeyi anlatır: kurduğunuz tek bir otomasyon (n8n, Zapier, Make), bir Meet kaydı hazır olduğunda onu doğru görüşmeye kendisi ekler ve öğrenciye kaydın hazır olduğunu bildirir. Otomasyonu görüşme başına ayrı ayrı kurmanız gerekmez; kuruluş genelinde tek bir kural yeterlidir.

1. API token'ı oluşturun

Ayarlar > Entegrasyonlar > Geliştirici bölümüne gidin ve API Token'ları kartındaki Token oluştur düğmesine tıklayın.

Açılan pencerede token'a tanıyabileceğiniz bir ad verin (örn. "Meet kayıt otomasyonu"). İsterseniz bir son kullanma tarihi belirleyin; sürekli çalışan bir otomasyon için boş bırakın. Kapsam otomatik olarak Kayıt aktarımı olur.

Token oluştur'a tıkladığınızda token yalnızca bir kez gösterilir. Kopyalayıp otomasyon aracınızın güvenli alanına (kimlik bilgisi / secret) kaydedin.

2. Org geneli uç noktayı ve kod parçasını kopyalayın

Aynı sayfada, Uç noktalar > Organizasyon geneli kayıt aktarımı (koçluk) kartında uç nokta adresini ve hazır kod parçalarını bulacaksınız. curl ya da n8n HTTP Request düğümü kod parçasından işinize uygun olanı kopyalayın.

Uç nokta adresi:

https://api.teachfluence.com/api/recording-ingest

3. Kaydı oynatılabilir bir bağlantıya dönüştürün

Otomasyonunuz kaydı göndermeden önce onu oynatılabilir bir bağlantıya çevirmelidir. Hangi bağlantıların oynatıldığı:

4. Otomasyonu kurun

Otomasyonunuzda üç adım vardır: kaydın hazır olduğunu algılayan bir tetikleyici, kaydı oynatılabilir bağlantıya çeviren bir adım ve uç noktaya POST isteği gönderen bir adım. Kopyaladığınız kod parçasında <YOUR_TOKEN> yerine token'ı, <GOOGLE_CALENDAR_EVENT_ID> yerine ise otomasyonunuzun Google Takvim'den okuduğu etkinlik kimliğini yazın:

curl -X POST 'https://api.teachfluence.com/api/recording-ingest' \
  -H 'Authorization: Bearer <YOUR_TOKEN>' \
  -H 'Content-Type: application/json' \
  -d '{"externalUrl":"https://your-storage.example.com/recording.mp4","googleEventId":"<GOOGLE_CALENDAR_EVENT_ID>"}'

n8n için HTTP Request düğümü alanları:

Method: POST
URL: https://api.teachfluence.com/api/recording-ingest
Authentication: Generic Credential Type -> Header Auth
  Header Name: Authorization
  Header Value: Bearer <YOUR_TOKEN>
Send Body: On (JSON)
Body:
{
  "externalUrl": "https://your-storage.example.com/recording.mp4",
  "googleEventId": "<GOOGLE_CALENDAR_EVENT_ID>"
}

Görüşmeyi eşleştirmenin iki yolu vardır (birini gönderin):

Kaydı bağlantı yerine kütüphanenizdeki bir videodan eklemek isterseniz externalUrl yerine videoId gönderin (ikisinden yalnızca birini gönderin).

5. Teachfluence ne yapar

Bir istek geldiğinde Teachfluence, kimliği kendi kuruluşunuz içinde arar, doğru koçluk görüşmesini bulur, kaydı ekler ve (görüşmeye ilk kez kayıt ekleniyorsa) öğrenciye kaydın hazır olduğunu bildiren bir e-posta gönderir.

Yanıt kodları

Uç nokta, "isteğiniz hatalı, tekrar denemeyin" ile "geçici bir aksaklık, tekrar deneyin" durumlarını ayırır. Otomasyonunuzu buna göre kurun:

Başarılı yanıt:

{ "ok": true }

Alternatif: kaydı elle ekleme

Tek bir kayıt için otomasyona gerek yoktur. Ürünler > 1:1 Görüşmeler altından görüşmeyi açın, Seanslar sekmesinde tamamlanan rezervasyonun detayına gidin ve Kayıt kartındaki Kayıt ekle düğmesiyle ya bir bağlantı yapıştırın ya da kütüphaneden bir video seçin. Kayıt kartı yalnızca tamamlanmış görüşmelerde görünür. Yayında olan bir görüşmeye eklenen ilk kayıt, öğrenciye e-posta gönderir.

Güvenlik ve bakım

• Token'ı parola gibi saklayın. lerec_ ile başlar ve kuruluşunuzda kayıt ekleme yetkisi verir; otomasyonun secret alanında tutun, düz metin akışlarına yazmayın.
• Ekip değişiminde yenileyin. Token, onu oluşturan üye gibi davrandığından o kişinin rolü değişince veya kuruluştan ayrılınca token'ı iptal edip yeniden oluşturun.
• Süre belirleyin. Süreli otomasyonlar için son kullanma tarihi ekleyin; sürekli çalışanlarda boş bırakın.
• İptal edin. Token listesindeki İptal et ile bir token'ı anında geçersiz kılarsınız. İptal edilmiş ve süresi dolmuş token'lar 403 döner.

Sorun giderme

İlgili

• Teachfluence özellikleri