Google Meet kayıtlarını otomatik ekleme ve öğrenciye bildirme

Google Meet'te yaptığınız koçluk görüşmelerinin ve canlı etkinliklerin (webinar, atölye) kayıtlarını öğrencilerinize ilgili sayfada gösterebilirsiniz. Bu rehber, kaydı otomatik eklemeyi anlatır: kurduğunuz tek bir otomasyon (Apps Script, Make ya da n8n gibi), bir Meet kaydı hazır olduğunda onu doğru görüşmeye ya da etkinliğe kendisi ekler ve öğrenciye kaydın hazır olduğunu bildirir. Otomasyonu içerik başına ayrı ayrı kurmanız gerekmez; kuruluş genelinde tek bir kural yeterlidir.

Ön koşul: Google Meet'te kaydı açma

Bu akış tamamlanmış Meet kayıtlarını işler; dolayısıyla önce Meet'te kaydın açık olması gerekir.

1. Yönetici kaydı açar. Workspace yöneticisi Admin Console (yeni sekmede açılır) > Uygulamalar > Google Workspace > Google Meet > Meet video ayarları > Kayıt yolundan "Kullanıcıların toplantılarını kaydetmesine izin ver" seçeneğini açar.
2. Toplantıda kaydı başlatın. Ana bilgisayar (veya yardımcı sunucu), toplantı sırasında sağ alttaki Etkinlikler > Kayıt > Kaydı başlat ile kaydı başlatır.
3. Kayıt Drive'a düşer. Toplantı bitince kayıt, organizatörün Drive'ındaki Meet Recordings klasörüne kaydedilir; otomasyonunuz bu klasörü izler.

1. API token'ı oluşturun

Ayarlar > Entegrasyonlar > Geliştirici bölümüne gidin ve API Token'ları kartındaki Token oluştur düğmesine tıklayın.

Açılan pencerede token'a tanıyabileceğiniz bir ad verin (örn. "Meet kayıt otomasyonu"). İsterseniz bir son kullanma tarihi belirleyin; sürekli çalışan bir otomasyon için boş bırakın. Kapsam otomatik olarak Kayıt aktarımı olur.

Token oluştur'a tıkladığınızda token yalnızca bir kez gösterilir. Kopyalayıp otomasyon aracınızın güvenli alanına (kimlik bilgisi / secret) kaydedin.

2. Uç noktayı ve kod parçasını kopyalayın

Aynı sayfada, Uç noktalar > Organizasyon geneli kayıt aktarımı kartında uç nokta adresini ve hazır kod parçalarını bulacaksınız.

Uç nokta adresi:

https://api.teachfluence.com/api/recording-ingest

Karttaki hazır kod parçası, koçluğa özel googleEventId alanıyla gelir. Hem koçluk hem canlı etkinlikler için aşağıdaki 4. adımda gösterilen meetLink + recordedAt alanlarını kullanın.

3. Kaydı oynatılabilir bir bağlantıya dönüştürün

Otomasyonunuz kaydı göndermeden önce onu oynatılabilir bir bağlantıya çevirmelidir. Hangi bağlantıların oynatıldığı:

4. Otomasyonu kurun

Otomasyonunuzda üç adım vardır: kaydın hazır olduğunu algılayan bir tetikleyici, kaydı oynatılabilir bağlantıya çeviren bir adım ve uç noktaya POST isteği gönderen bir adım.

Görüşmeyi veya etkinliği eşleştirmek için kaydın Meet bağlantısını (meetLink) ve başlangıç zamanını (recordedAt) gönderin. Bu ikisi hem koçluk hem canlı etkinlikler için çalışır. <YOUR_TOKEN> yerine token'ı yazın:

curl -X POST 'https://api.teachfluence.com/api/recording-ingest' \
  -H 'Authorization: Bearer <YOUR_TOKEN>' \
  -H 'Content-Type: application/json' \
  -d '{"externalUrl":"https://your-storage.example.com/recording.mp4","meetLink":"https://meet.google.com/abc-defg-hij","recordedAt":"2026-07-24T10:02:00Z"}'

Eşleştirme alanları:

Kaydı bağlantı yerine kütüphanenizdeki bir videodan eklemek isterseniz externalUrl yerine videoId gönderin (externalUrl / videoId ikilisinden yalnızca birini gönderin).

Otomasyon aracını seçin

Bu akışı istediğiniz araçla kurabilirsiniz. Aşağıda önce ücretsiz seçenekler, en altta diğer araçlar yer alır.

Google Apps Script (önerilen, sıfır altyapı)

Kod doğrudan Google hesabınızda çalışır; Drive, Takvim ve Meet'e doğal erişimi olduğu için ayrı bir araç ya da sunucu gerekmez ve tamamen ücretsizdir.

1. script.google.com (yeni sekmede açılır) adresine gidip Yeni proje oluşturun.
2. Sol menüden Hizmetler'in (+) yanından iki gelişmiş hizmeti ekleyin: Google Calendar API ve YouTube Data API v3.
3. Aşağıdaki betiğin tamamını yapıştırın; TOKEN ve FOLDER_ID değerlerini doldurun.
4. Soldaki Tetikleyiciler (saat simgesi) bölümünden syncRecordings için zaman güdümlü bir tetikleyici ekleyin (örn. saatte bir).
5. İlk çalıştırmada Google, Drive/Takvim/YouTube izinlerini ister; onaylayın.

const TOKEN = 'lerec_...'; // Ayarlar > Entegrasyonlar > Geliştirici
const ENDPOINT = 'https://api.teachfluence.com/api/recording-ingest';
const FOLDER_ID = 'DRIVE_KLASOR_ID'; // Meet Recordings klasörü

// Klasördeki yeni kayıtları tarar; her birini bir kez işler.
function syncRecordings() {
  const seen = PropertiesService.getScriptProperties();
  const files = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID).getFilesByType('video/mp4');
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    if (seen.getProperty(file.getId())) continue; // daha önce gönderildi
    const ev = findMeetEventForFile(file); // { googleEventId, meetLink, recordedAt }
    if (!ev || !ev.meetLink) continue;     // eşleşen Meet etkinliği yok; sonraki tarama denesin
    const playableUrl = uploadToYouTubeUnlisted(file);
    const res = UrlFetchApp.fetch(ENDPOINT, {
      method: 'post',
      contentType: 'application/json',
      headers: { Authorization: 'Bearer ' + TOKEN },
      muteHttpExceptions: true,
      payload: JSON.stringify({
        googleEventId: ev.googleEventId, // koçlukta kesin eşleşme
        meetLink: ev.meetLink,           // canlı etkinlik + koçluk için
        recordedAt: ev.recordedAt,       // meetLink ile zorunlu
        externalUrl: playableUrl,
      }),
    });
    if (res.getResponseCode() < 300) {
      seen.setProperty(file.getId(), '1'); // yalnızca başarıda işaretle
    } else {
      console.log('Gönderim başarısız: ' + res.getResponseCode() + ' ' + res.getContentText());
    }
  }
}

// Drive'daki videoyu YouTube'a "unlisted" olarak yükler, izlenebilir bağlantıyı döndürür.
// (YouTube Data API v3 gelişmiş hizmeti gerekir.)
function uploadToYouTubeUnlisted(file) {
  const video = YouTube.Videos.insert(
    {
      snippet: { title: file.getName(), description: 'Teachfluence görüşme kaydı' },
      status: { privacyStatus: 'unlisted' },
    },
    'snippet,status',
    file.getBlob()
  );
  return 'https://youtu.be/' + video.id;
}

// Kaydın ait olduğu Meet etkinliğini bulur ve Meet bağlantısı + başlangıç zamanı +
// Takvim kimliğini döndürür. Kayıt, toplantı bittikten kısa süre sonra Drive'a düştüğü
// için, dosyanın oluşturulma zamanına en yakın BİTEN Meet etkinliğini eşler.
// (Google Calendar API gelişmiş hizmeti gerekir.)
function findMeetEventForFile(file) {
  const created = file.getDateCreated();
  const windowStart = new Date(created.getTime() - 6 * 60 * 60 * 1000); // 6 saat öncesi
  const res = Calendar.Events.list('primary', {
    timeMin: windowStart.toISOString(),
    timeMax: created.toISOString(),
    singleEvents: true,
    orderBy: 'startTime',
  });
  let best = null;
  (res.items || []).forEach(function (e) {
    const isMeet = e.hangoutLink || (e.conferenceData && e.conferenceData.conferenceId);
    if (!isMeet || !e.end || !e.end.dateTime) return;
    if (new Date(e.end.dateTime) > created) return; // henüz bitmemiş
    if (!best || new Date(e.end.dateTime) > new Date(best.end.dateTime)) best = e;
  });
  if (!best) return null;
  return {
    googleEventId: best.id,
    meetLink: best.hangoutLink,       // https://meet.google.com/abc-defg-hij
    recordedAt: best.start.dateTime,  // ISO-8601, saat dilimli
  };
}

Make (ücretsiz katman, düşük hacim)

Make'in ücretsiz katmanında ayda 1.000 işlem hakkı vardır ve HTTP ile Google modülleri dahildir (Zapier'in aksine ek ücret istemez).

1. Yeni bir senaryo oluşturun.
2. Google Drive > Watch Files modülü (Meet Recordings klasörü).
3. Kaydı yeniden barındıran bir modül (ör. YouTube > Upload a Video, Unlisted).
4. HTTP > Make a request modülü: POST, https://api.teachfluence.com/api/recording-ingest, Authorization: Bearer <YOUR_TOKEN> başlığı ve JSON gövde (meetLink + recordedAt + externalUrl).

n8n veya Zapier

Bu araçlarla da kurabilirsiniz; akış aynıdır (tetikleyici, yeniden barındırma, HTTP POST). n8n'de bir HTTP Request düğümü, Zapier'de Webhooks by Zapier kullanılır.

n8n HTTP Request düğümü alanları:

Method: POST
URL: https://api.teachfluence.com/api/recording-ingest
Authentication: Generic Credential Type -> Header Auth
  Header Name: Authorization
  Header Value: Bearer <YOUR_TOKEN>
Send Body: On (JSON)
Body:
{
  "externalUrl": "https://your-storage.example.com/recording.mp4",
  "meetLink": "https://meet.google.com/abc-defg-hij",
  "recordedAt": "2026-07-24T10:02:00Z"
}

5. Teachfluence ne yapar

Bir istek geldiğinde Teachfluence, gönderilen bilgiyi kendi kuruluşunuz içinde arar, doğru koçluk görüşmesini ya da canlı etkinliği bulur, kaydı ekler ve (o içeriğe ilk kez kayıt ekleniyorsa) öğrenciye kaydın hazır olduğunu bildiren bir e-posta gönderir.

Yanıt kodları

Uç nokta, "isteğiniz hatalı, tekrar denemeyin" ile "geçici bir aksaklık, tekrar deneyin" durumlarını ayırır. Otomasyonunuzu buna göre kurun:

Başarılı yanıt:

{ "ok": true }

Alternatif: kaydı elle ekleme

Tek bir kayıt için otomasyona gerek yoktur; içeriğin Kayıt kartından elle ekleyebilirsiniz.

• Koçluk görüşmesi: Ürünler > 1:1 Görüşmeler altından görüşmeyi açın, Seanslar sekmesinde tamamlanan rezervasyonun detayına gidin, Kayıt kartından ekleyin. (Kart yalnızca tamamlanmış görüşmelerde görünür.)
• Canlı etkinlik: Ürünler > Canlı Etkinlikler altından etkinliği açın, Ayarlar > Genel sekmesindeki Kayıt kartından ekleyin.

Her iki kartta da bir bağlantı yapıştırabilir ya da kütüphaneden bir video seçebilirsiniz. Yayında olan bir içeriğe eklenen ilk kayıt, öğrenciye e-posta gönderir.

Güvenlik ve bakım

• Token'ı parola gibi saklayın. lerec_ ile başlar ve kuruluşunuzda kayıt ekleme yetkisi verir; otomasyonun secret alanında tutun, düz metin akışlarına yazmayın.
• Ekip değişiminde yenileyin. Token, onu oluşturan üye gibi davrandığından o kişinin rolü değişince veya kuruluştan ayrılınca token'ı iptal edip yeniden oluşturun.
• Süre belirleyin. Süreli otomasyonlar için son kullanma tarihi ekleyin; sürekli çalışanlarda boş bırakın.
• İptal edin. Token listesindeki İptal et ile bir token'ı anında geçersiz kılarsınız. İptal edilmiş ve süresi dolmuş token'lar 403 döner.

Sorun giderme

İlgili

• Teachfluence özellikleri